Importancia del Inventario en Mantenimiento

Importancia del inventario en mantenimiento

Iniciemos con un ejercicio, para ubicar los diferentes “status” del inventario, haciendo mención de los cuestionamientos más frecuentes en el departamento de mantenimiento y administración.

1.¿Cuántos de ustedes tienen un programa computarizado para el control de su inventario general?
2.¿Cuántos de ustedes contemplan en el inventario general, los suministros y control del inventario de mantenimiento?
3.De aquellas personas que han respondido afirmativamente hasta este punto. ¿Quién ha realizado estudios referentes a las compras "técnicas" de mantenimiento? incluyendo los materiales y refacciones no-inventariados y un análisis del comportamiento del inventario en relación al punto de reorden afectado por los consumos de mantenimiento.
4.En lo relacionado con la consolidación del inventario y estandarización de partes, con el fin de minimizar el costo del inventario. ¿Quienes mantienen historiales de partes en relación con los consumos de mantenimiento, por lo menos de un año a la fecha?
5.¿Cuántos de ustedes han tenido que reinstalar refacciones usadas? Por no contar con los repuestos en los tiempos adecuados, para la realización del mantenimiento, o bien no han podido realizar un mantenimiento por no contar con información de proveedores que puedan suministrar los repuestos en tiempos programados.
6.Por ultimo. ¿Cuantos de ustedes han tendido paros fuertes por falta de refacciones o que pueden ser imputados a estos razonamientos?

Es común encontrar que los directores de las empresas, contemplan llevar el inventario de mantenimiento en el inventario general de la planta. (Inventario productivo e insumos).

Esta acción por lo general entorpece las funciones de mantenimiento, ya que no existen los enlaces adecuados para soportar la sistematización de las operaciones, al darse por cubiertas las funciones del inventario de mantenimiento.

El impacto que esto puede causar en la función del mantenimiento, es de grandes proporciones en el costo de operación de la planta, adicionalmente por estas causas se llega a prolongar el paro o mal funcionamiento de los equipos, teniendo que desviar las operaciones, para programar posteriormente el retrabajo para recuperar la producción.

La operación del inventario de mantenimiento, es de cierto modo difícil de establecer, tanto por la cantidad de artículos, como por la cantidad de consumos que en un momento dado se pueden dar, los movimientos en el inventario han llevado a las organizaciones a implementar, modos de controles superficiales, que van desde números de cuentas únicos, hasta liberaciones del gasto común del inventario, enlazando con el costo de operación. Contemplando además las situaciones fiscales que prevalezcan, agrupando entonces las inversiones dentro de:

• Gasto de Operación
• Material indirecto.
• Material administrativo.
• Material capitalizable.

Este tipo de clasificación del inventario de mantenimiento, permite el poder llevarlos con deducibles de impuestos.

El contemplar solamente desde estos puntos de vista, al inventario de mantenimiento y al darles solo este valor ocurre qué:

• Afectan la disponibilidad de los equipos en forma drástica.
• Elevan el valor del inventario
• Promueven el inventario inactivo
• Eliminan su control

Pero el verdadero impacto se encuentra en el incremento de los costos del mantenimiento y por ende en la afectación de:

• DISPONIBILIDAD
• EFICIENCIA.
• CALIDAD.

En una sola frase.

Afectan: EFECTIVIDAD DE LA PLANTA OPERATIVA

Este tipo de estrategias elevan el costo del inventario, incrementan el inventario inactivo, complican el punto de reorden, duplican los artículos, impiden los análisis, afectan los tiempos, dificultan la clasificación del inventario por tipos, no contemplan el manejo de artículos, etc.

Aun cuando esto parece una negligencia, se soporta la toma de decisión, a pesar del fuerte gasto y del impacto negativo, en la efectividad de la planta operativa.

Hemos visualizado hasta aquí, la interacción de los inventarios y como fortalecen o complican la capacidad de la función del mantenimiento.

En alguna ocasión alguien dijo que el manejo de información es oro, cuanta razón tenia porque al manejar información del soporte de logística nos permite operar el mantenimiento con eficiencia y costos bajos.

La documentación técnica soportada por procedimientos en la logística es vital en el mejoramiento del mantenimiento, hacer entonces en forma conjunta, mantenimiento-compras-inventario, y cualquier otro departamento cuando sea necesario (Producción, laboratorios o quién resulte involucrado en el mejoramiento), procedimientos de comercialización, puntos de reorden, consolidación, estandarización, compras técnicas, clasificación, seguridad, etc. Todo lo anterior sobre partes, materiales y servicios, asegurando así el manejo de la información.

El enlace con el departamento de compras, es como se puede apreciar, en lo expuesto anteriormente, un departamento de servicio para mantenimiento, lo que nos lleva a decir que, el buen mantenimiento depende de la calidad de este servicio. Si el servicio es malo, el inventario no lo tendremos a tiempo, y el impacto será devastador, lo que hace que algunas organizaciones maquillen la información, y oculten el verdadero costo de este impacto.

La solución esta en la implementación de métodos y técnicas, tales como; Sistematización, involucramiento total, compromisos, mejora continua, autonomía, etc. En suma la sistematización del mantenimiento.

PREPARACION DE UN AMETODOLOGÍA PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO EFECTIVO DEL INVENTARIO.

En relación al control del inventario es necesario determinar las bases para un fácil y efectivo seguimiento por lo tanto abundar en:

Calificación del inventario.

Es recomendable establecer una sistematización para el manejo de partes de acuerdo a un inventario tipo ABC.

Los tipos A y B del inventario son los que mas impactan en la productividad y en los costos.

Los tipos C usualmente pueden tenerse en depósito y verificarse visualmente en forma regular, sus costos pueden figurar en el inventario y su carga se recomienda se ingrese mensualmente.

Localización de almacenes.

¿Qué es lo más recomendable en cuanto almacenes?

Normalmente consideramos que se puede tener un almacén centralizado, el cual puede tener varias áreas (localidades) para el manejo adecuado de las refacciones y materiales. Esto puede ayudar a evitar la duplicidad de las refacciones y materiales, a la vez, que permite un mejor control, cuando se tienen varios almacenes o pequeños almacenes de línea.

Codificación de inventario.

1.proveedores. Es muy útil determinar que partes de los proveedores son de prioridad para establecer los registros del inventario. Su departamento de compras puede proveerlo d e una lista de proveedores junto son su número de identificación.

2.codificación del inventario. Es recomendable que la codificación interna del almacén tenga un esquema bien definido (práctico y sencillo). Puede emplear un sistema de numeración consecutivo, el cual va a estar referido a un número de parte de fabricante y a una descripción

Sin embargo, consideramos más conveniente establecer un esquema de numeración que le permita identificar algunas características, directamente con el número de parte del almacén.

Código de género. Permite crear categorías de partes similares para propósitos de ordenamiento y selección. De esta forma usted puede simplificar la asignación de nuevos número de parte con la disponibilidad del siguiente numero de parte y hacer su registro “inteligente”.

Código de ubicación, su codificación es relativamente fácil. Siga un esquema de General a especifico. Por ejemplo, si usted tiene centralizado un almacén con varias unidades de estantes (pasillos) conteniendo varias separaciones y depósitos, codifique los pasillos identificándolos numéricamente (01, 02, etc.). Después puede identificar las separaciones por (A, B, C. etc.). Cada separación en el estante puede ser identificado numéricamente. Así un artículo contenido en el pasillo 4, estante D, depósito e estaría en el código 04D06. si es necesario más detalles, simplemente rastree el código en utilizando el código apropiado del detalle. Por ejemplo si usted tiene un almacén en el área norte y sur de la planta, esta anotación debe ser integrada al inicio del código de ubicación. Por ejemplo; N04D06.

Proveedores. Es muy usual asignar proveedor por lo menos por cada artículo inventariado. Si es necesaria cualquier alternativa de número de parte, el proveedor deberá usarla como referencia, en las órdenes de compra la referencia de proveedor es esencial.

Determinación de: Mínimos, Punto de reorden y Máximos. Deben ser determinados considerando la criticidad de la parte y tiempos de entrega como de transito.

Construcción de listados de refacciones por equipo. Determinar si las partes no son en realidad comunes a varios equipos.

Existen más posibilidades de codificación del inventario pero con la idea de ejemplificar se utilizaron los expuestos, considere siempre su sistema de control de mantenimiento CMMS o un sistema de manejo de inventario general si por políticas no es posible abandonarle.

Procedimientos de transacciones del inventario.

Estos son definitivamente determinados de acuerdo al personal disponible. Algunas compañas tienen a uno o varios despachadores de almacén de acuerdo al tamaño del mismo. En el caso de que el suministro de materiales sea responsabilidad de los almacenistas, ellos deberán de actualizar los niveles de inventario y generar los reordenamientos tan rápido como sea posible.

En el caso de que no existan almacenistas, el personal de mantenimiento deberá registrar los materiales utilizados en las órdenes de trabajo.

Métodos alternos de transacciones.

El más ampliamente utilizado es la opción de código de barras, el cual le puede proporcionar un método de captura de información más fácil y exacto en la captura de información de las transacciones del inventario.

Otro más completo y a la vez más seguro es el uso del Kanban múltiple, que permite control del conteo físico además del control de la información de materiales utilizados.

Reportes.

1.Listado del inventario inactivo.
Este reporte le permitirá listar todas las partes que no han tenido movimiento durante una fecha que se especifique.

2.Reporte del inventario costeado.
Le permitirá listar cualquier artículo que ha sido suministrado hasta llegar a su mínimo y requiere ser reordenado.

3.Listado de punto de reorden.
Permite listar cualquier artículo que ha sido suministrado hasta llegar a su mínimo y requiere adquirirse.

Ejecución del inventario físico/reconciliación.

Es muy importante establecer metodologías que simplifiquen la realización de inventarios físicos y su reconciliación de acuerdo a los reportes de varianza.

Conclusiones.

Como Usted puede observar, organizar su inventario no implica gran dificultad, sin embargo, se debe tener mucho cuidado en la plantación y organización de las metodologías de; numeración, ubicación y transacciones para asegurar que la información registrada sea completa, consistente y exacta.

Es de vital importancia tener presente los niveles de inventario, estos pueden reducirse a nivel cero, y lograr una fuerte reducción del valor del inventario, no tenga temor, si usted tiene buenos programas de mantenimiento y una buena interfaz con la base de datos de mantenimiento, podrá hacer proyecciones del uso de las refacciones y la fecha en las que las refacciones y materiales tienen que llegar a la planta.

Tenga confianza en usted y sus sistemas y deje de pertenecer al grupo de personas que creen que están sosteniendo la planta con las manos, mientras que otras trabajan, recuerde que de alguna forma usted sale y la planta no se cae.

Tenga confianza utilice los sistemas actuales de manejo de información y pronto vera que es totalmente factible utilizar un nivel cero de refacciones y materiales.

COMPRAS TÉCNICAS.

Generalidades.El enlace con el departamento de compras es como se pudo apreciar en el expuesto en el capitulo anterior, un departamento de servicio para mantenimiento, lo cual nos lleva a decir, que mantenimiento depende de la calidad de este servicio.

La solución esta en la implementación de métodos y técnicas, tales como, sistematización y compaginad de mantenimiento-compras.

Mantenimiento-Inventario-Compras.

Mantenimiento requiere tener información en línea y en todo momento de los “status” de los artículos en el almacén y sus consumos, del departamento de compras requiere saber los “status” de las requisiciones de artículos y materiales, de las órdenes de compra, tiempos de entrega, y transito.

El almacén requiere información en línea y en todo momento de la planeación de artículos en los trabajos, afectación de puntos de reorden (aun a futuro), devoluciones, resguardos de mantenimiento, etc. Del departamento de compras necesita, “status” de las requisiciones de artículos y materiales, de las ordenes de compra, de los tiempos de entrega, transito y que esta por recibir.

El departamento de compras requiere información en línea y en todo momento de, mantenimiento sobre, las afectaciones de los puntos de reorden (aun a futuro esto es debido a los programas del mantenimiento planificado), solicitudes de partes y materiales no-inventariados, del “status” de artículos y tiempos de mantenimiento. Del almacén requiere información de las requisiciones de artículos afectados por el punto de reorden y recibo de artículos y materiales y su han sido recibidos parcial o totalmente.

Los tres departamentos requieren tener información de:
• Proveedores.
• Historiales.
• Reportes.
• Análisis.
• Auditorias.
• Comportamientos.
• Calificaciones.
• Procedimientos.
• Comunicación en línea.

ANÁLISIS DE COMPRAS TÉCNICAS.

Es sabido del manejo del valor agregado, que tienen los departamentos en relación a la producción del valor hacia un producto, en este caso vamos a utilizar este concepto para dar solución a una problemática que por años ha tenido en el departamento de mantenimiento.

“EL MANTENIMIENTO ES UN MAL NECESARIO”

LÍNEA DE VALOR
En la línea de valor se observa que únicamente en ella se agrega valor, mismo que esta orientado a un bien producido para el consumidor. Los departamentos periféricos, solo son de apoyo, incluyendo al mismo departamento de producción.

De esta manera, similarmente el departamento de mantenimientos el cliente en la línea de valor por las operaciones del sistema de mantenimiento a través de los programas, los requerimientos para estos programas deben ser apoyados por los demás departamentos, dado que mantenimiento proporcionara un servicio y parte de la calidad dependerá de los departamentos periféricos. Además de que si el servicio es malo nos sólo no agregara valor, si no que encarecerá el producto o al menos se tendrán perdidas en el rendimiento de la empresa.

Las compras técnicas se refiere a; satisfacer los requerimientos del departamento de mantenimiento, para que los programas se realicen en tiempo, y no causen tiempos perdidos y elevados costos de mantenimiento y del producto.

Un programa de componentes críticos permitirá al departamento de compras identificar los componentes que contribuyen a la promoción de modos de falla.

El programa de componentes críticos se refiere a la utilización de técnicas de ensayos y destrucción de partes, y componentes para determinar su confiabilidad a través del tiempo de vida útil bajo condiciones determinadas, calidad, ajuste, tiempos etc. Lo más importante es la obtención de información de sus características, parámetros y tolerancias que permitan conocer su modo de fallo y discriminar su probabilidad de fallo, estandarizar partes y componentes para tiempos de reemplazo o mejora del diseño.

El análisis puede evaluar durante el período de vida para un equipo o componente, el determinar el efecto sobre el MTBF, de las diversas características que afectan la mantenibilidad, reparabilidad, cantidad de elementos desechados, detección de averías, facilidad de diagnóstico, puntos de prueba, reglas, normalización, responsabilidades y seguridad todo ello de MTTR, todo ello dará información al comprador para la toma de decisión y consolidad proveedores confiables.

Otra técnica a utilizar es, la estadística de pruebas y ensayos de confiabilidad, realizados para verificar que un equipo o componente funcionará durante un tiempo dado. Esto encaja con la definición dada en los conceptos principales de: Confiabilidad es la probabilidad que un sistema o equipo funcione sin fallo bajo condiciones dadas durante un tiempo determinado.

Los tres elementos que a continuación se listan proporcionan información de gran utilidad al comprador.

a) Requisitos de actuación.
b) Condiciones ambientales.
c) Requisitos de tiempo.

La calificación del mantenimiento se refiere además de las pruebas de ensayos en los sistemas e incluso a nivel de componente, a el análisis de componentes fallados, por lo que deberá establecer y mantener procedimientos para la ejecución y verificación del cumplimiento de los servicios, con los requerimientos especificados.

Destrucción de componentes fallados.

Un componente fallado nos puede indicar si su montaje o su uso son los adecuados, si el ambiente de uso es el correcto, etc.

Para obtener esta información es necesario por ejemplo, partir un rodamiento, antes, durante, o después de su uso. Un transistor se deberá medir sus curvas de trabajo y comparar con su carta de operación del fabricante, es fácil comprender que la información obtenida es de gran utilidad para el comprador así mismo el comprador auxiliará al departamento de mantenimiento en la obtención de información técnica con el proveedor y el fabricante.

El autentico objetivo es alcanzar una óptima eficiencia global a un óptimo costo total. Mejores componentes o materiales implican todos ellos quizá mayor costo inicial, pero pueden contribuir a menores costos globales y mayor efectividad, este proceso de equilibrios, costos-efectos se conoce como compensación. Mediante este concepto manipularemos los parámetros de confiabilidad, mantenibilidad, costos u otros para alcanzar el óptimo en las compras técnicas.

Atentamente.
J. Gpe.